Privacidad – sus datos, sus derechos
La Asociación Internacional de Fragancias recoge y procesa determinada información sobre las personas.
Queremos informarle sobre cómo y por qué recogemos y procesamos estos datos, y cuáles son sus derechos en relación con los mismos.
Nuestros “interesados” son personas físicas que incluyen miembros, proveedores, contactos comerciales, participantes en eventos, empleados y otras personas con las que la asociación mantiene una relación o con las que puede necesitar ponerse en contacto.
Nos comprometemos a tratar los datos personales de conformidad con la ley. Como organización con un centro operativo en la Unión Europea, los requisitos legales incluyen especialmente el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE, que entró en vigor el 25 de mayo de 2018.
IFRA se compromete a recopilar y procesar datos personales solo cuando estos datos sean:
- procesados de manera justa, transparente y basada en fundamentos jurídicos válidos
- obtenidos con fines lícitos específicos
- adecuados, pertinentes y no excesivos
- exactos y actualizados
- no se conservan más tiempo del necesario
- protegidos de forma adecuada y no transferidos fuera del Espacio Económico Europeo a menos que existan medidas de protección adecuadas.
También nos comprometemos a establecer y mantener medidas técnicas y de procedimiento para evitar la violación de los datos.
Tipos de datos
¿Qué datos personales recogemos?
Por datos personales se entiende cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Esto significa alguien que puede ser identificado, directa o indirectamente, por referencia a información como un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o a uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de esa persona física.
IFRA podrá recoger las siguientes categorías de datos personales en la medida necesaria para alcanzar los fines descritos en esta política:
- Datos de identificación, como nombre, apellidos, imágenes, dirección IP, cookies, fotografías
- Datos de contacto, como dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal
- Datos personales, como edad, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, ciudadanía
- Datos financieros, como detalles de cuentas bancarias
- Datos sobre educación, profesión y empleo
En algunas circunstancias, también recogemos y tratamos categorías especiales de datos, como datos sanitarios, de afiliación o políticos.
En la mayoría de los casos, recogemos los datos personales directamente de los interesados, pero a veces podemos obtener datos personales de terceros (como el empleador del interesado o una autoridad pública).
Recogida de datos: quién y por qué
¿De quién recogemos datos personales y por qué?
IFRA recopila datos personales del personal con fines de gestión y administración, seguimiento y supervisión de su personal, sobre la base de obligaciones legales o contratos con empleados y consultores.
IFRA también procesa datos personales de candidatos que solicitan empleo en IFRA, basándose en el consentimiento de los candidatos o en la necesidad de celebrar un contrato con los candidatos que han sido seleccionados.
IFRA también tiene un interés legítimo en el tratamiento de datos personales en la medida estrictamente necesaria para garantizar la seguridad de la red y de la información.
Para la administración general de los miembros, IFRA tiene un interés legítimo en el tratamiento de los datos personales de las personas de contacto de nuestros miembros con el fin de administrar la afiliación y recaudar las cuotas de afiliación.
Para la gestión de contratos, IFRA tiene intereses legítimos en el tratamiento de datos personales de representantes y personas de contacto de entidades y asociaciones con las que celebramos contratos.
Para las relaciones públicas, IFRA procesa datos de contacto de miembros del Parlamento, funcionarios gubernamentales, académicos y otras partes interesadas con el fin de llevar a cabo actividades de promoción.
Para la organización de actos y conferencias, la IFRA trata los datos de identificación de las personas que se inscriben para participar en nuestros actos y conferencias. Esto se hace con el fin de gestionar la inscripción y participación en dichos eventos y para cumplir con nuestras obligaciones como organizadores de eventos. Cuando trabajamos con organizadores de eventos, podemos compartir datos con ellos para estos mismos fines, sobre la base de una misión claramente definida y limitada en el tiempo, y con el requisito de no almacenar datos durante más tiempo del necesario y de no compartir datos con terceros.
Para la administración del sitio web, la IFRA procesa los datos de identificación de las personas que visitan el sitio web de la IFRA y expresan su consentimiento al uso de cookies o facilitan información personal en el sitio.
Conservación y transferencia de datos
¿Cuánto tiempo conservamos los datos personales?
IFRA conserva los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para lograr los fines para los que fueron recogidos, como la duración de una relación contractual o de un proyecto, y durante un periodo de tiempo posterior si así lo exige la legislación aplicable o si redunda en interés primordial de los interesados.
¿Transferimos datos personales?
La IFRA no transfiere datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) a menos que se apliquen medidas de protección adecuadas.
Ejercicio de sus derechos
¿Cuáles son sus derechos como interesado y cómo ejercerlos?
Como interesado, tiene los siguientes derechos con respecto a los datos personales que tenemos sobre usted, sujetos a las restricciones legales aplicables:
- Derecho a acceder a sus datos personales
- Derecho a rectificar los datos personales incorrectos o incompletos
- Derecho a borrar sus datos personales
- Derecho a limitar el tratamiento de sus datos personales
- Derecho a la portabilidad de los datos (a recibir los datos personales que le conciernen en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento)
- Derecho a oponerse a todo o parte del tratamiento, cuando esté legalmente permitido
- Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles dentro de los límites establecidos por la ley
- Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento cuando tratemos sus datos personales basándonos en su consentimiento
- Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de la UE
Si desea ejercer alguno de estos derechos o si no está satisfecho con la forma en que protegemos su privacidad, debe dirigir su solicitud por correo electrónico, junto con una copia de su documento de identidad (que sólo utilizaremos para verificar su identidad), a IFRA, como responsable del tratamiento de datos, a través de info@ifrafragrance.org, con el asunto “Solicitud de protección de datos”.
No se cobrará a los particulares por las solicitudes de acceso, excepto si las solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas/repetitivas. En tales casos, IFRA podrá cobrar una tasa razonable o negarse a dar curso a la solicitud.
El objetivo de IFRA es responder a las solicitudes de los interesados sin demoras indebidas y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud.